so funktioniert’s
Damit Sie das gewünschte Auto auch sicher bekommen ‒ und zwar genau dann, wenn Sie es brauchen ‒ muss es vorher gebucht werden. Dazu wird eine Art Reservierungsliste geführt, aus der jeder Teilnehmer ersehen kann, wann welches Auto frei oder wann es von welchem Teilnehmer belegt ist.
Während früher diese Reservierungslisten über Taxizentralen, Hotel-Rezeptionen, oder Büros (als sogenannte Buchungszentralen) geführt wurden, haben sich mittlerweile Online-Lösungen via Internet etabliert. Beim VAT e.V. gibt es die Online-Buchung seit 1992.
Videoanleitung
anschauen statt lesen
Sie wollen gar nicht lange lesen, sondern einfach sehen, wie es funktioniert. Dann schauen Sie sich das Einführungs-Video an, das Ihnen zeigt, wie man das Buchungssystem nutzt.
Das Buchungssystem
Grafische Darstellung für guten Überblick
Durch die grafische Darstellung der Buchungen kann man sich schnell einen Überblick über die Belegung der Fahrzeuge verschaffen. Doppelbuchungen werden vom Programm verhindert. Alle Buchungen lassen sich wieder verändern und löschen.
Buchungen können in einem Viertelstundenraster vorgenommen werden. Sie können die Buchungen beliebig weit in die Zukunft legen (also auch fürs nächste und übernächste Jahr).
Jede Buchung kann beliebig verschoben, verkürzt, verlängert und storniert werden. Erfolgt eine Änderung früher als 12 Stunden vor Beginn der Buchungszeit, dann wird die freigegebene Zeit nicht berechnet. Erfolgt eine Änderung in weniger als 12 Stunden vor der gebuchten Zeit, sind die Zeitkosten für die gebuchten Stunden, die innerhalb der nächsten 12 Stunden gebucht waren, zu übernehmen. Bucht dann jemand anderes für diese Zeit das Fahrzeug, ist die Stornierung kostenfrei.
Zu jeder Buchung kann eine Bemerkung gespeichert werden. Dieser Text wird in der Quartalsabrechnung mit ausgedruckt und kann dazu benutzen werden, über die eigenen Fahrten Buch zu führen (z.B. „City“, „Augenarzt“, „Tante Irmi“ usw.). Das Festhalten des jeweiligen Fahrtzwecks ist vor allem wichtig, wenn geschäftliche Fahrten beim Finanzamt geltend gemacht werden sollen. Mit Hilfe der Beschreibung kann man aber auch den anderen Mitgliedern etwas mitteilen, z.B. dass das Auto kurzfristig abgetreten werden kann oder die Buchung evtl. storniert wird (z.B. „kann verschieben“, „kann auch anderes Auto nehmen“, „zeitweise frei“, „evtl. eher zurück“ oder „evtl. frei“).
Sämtliche Buchungen aller Fahrzeuge sind in einer grafischen Darstellung sofort sichtbar. Die Mitglieder können für sich und für andere Mitglieder:
- Buchungen eintragen
- Buchungen verlängern und verkürzen
- Buchungen stornieren
- Buchungen verschieben
Zur Sicherheit führt das Buchungsprogramm ein Protokoll, aus dem alle Buchungsvorgänge ersichtlich sind. Zu jeder Buchung wird auch vermerkt, wer die Buchung angelegt oder verändert hat.
Manchmal ist man mit dem Fahrzeug unterwegs und möchte gerne noch länger bleiben. Und manchmal ist die Netzabdeckung unterwegs einfach schlecht. In diesem Fall ruft man einfach eines der Mitglieder an und bittet es, die Buchung entsprechend zu verlängern. Nach ein paar Minuten ruft man dann nochmals an, um zu erfahren, ob die Verlängerung geklappt hat.
Wer eine Buchung rechtzeitig, das heißt mindestens 12 Stunden vor Buchungsbeginn storniert, für den ist die Stornierung kostenlos. Wird später storniert, so sind die Zeitkosten für die Buchung zu bezahlen, die innerhalb der nächsten 12 Stunden liegen.
Wenn man Glück hat, dann bucht ein anderes Mitglied das Fahrzeug innerhalb der stornierten Zeitspanne. In diesem Fall braucht man für die durch das andere Mitglied belegte Zeit nichts zu bezahlen, denn das Fahrzeug konnte ja noch genutzt werden. Auch diese sinnvolle Sonderregelung wird automatisch von unserer Software berücksichtigt.
Demo
einfach ausprobieren
Wenn Sie das Buchungssystem testen wollen, dann geben Sie bitte als Benutzername demo und als Kennwort ebenfalls demo ein. Sie sehen das Buchungssystem einer fiktiven Auto-Teiler-Gruppe mit fiktiven Mitgliedern. Sie können alle Fahrzeuge ansehen, Buchungen vornehmen, wieder verändern und löschen.
Nur über’s Internet
warum?
- Mit einem Blick sehen Sie, welche Autos in welchen Zeiten frei und welche belegt sind.
- Sie können jederzeit buchen: Tagsüber, in der Nacht, am Wochenende, Feiertags, um 3:00 Uhr in der Früh und stören niemanden dabei
- Buchen Sie von zu Hause, vom Internet-Café oder vom Handy aus – ein einfacher Webbrowser reicht völlig aus – das gilt auch für Änderungen, wenn sich mal was verschiebt.
- die Buchungsdaten liegen zur weiteren Verarbeitung (Abrechnung, Controlling) bereits in einer Datei vor, was letztlich Kosten für alle spart.
- Der Verein spart sich eine telefonische Buchungshotline, die über Mitgliedsbeiträge oder höhere Kilometerbeiträge bezahlt werden müsste.
Und wenn Sie keinen Internetzugang haben, rufen Sie ein anderes Mitglied oder den Carchef an (Nummer des Carchefs befindet sich im Auto).